Formazione

4.1.2 Identificare le difficoltà: segnali da monitorare e strategie per prevenirle

Come abbiamo già detto, il mentoring a distanza favorisce la formazione di lavoratori con difficoltà di tempo e difficoltà logistiche. Ma proprio la distanza, che rende il mentoring così accessibile e malleabile, può introdurre complessità significative. Riconoscere e affrontare tempestivamente le difficoltà emergenti in questi corsi di formazione è fondamentale per garantire il loro successo.

La capacità di identificare precocemente i segnali di disagio o inefficacia in una relazione di mentoring a distanza è il primo passo verso la risoluzione dei problemi. Questi segnali possono essere sottili o manifesti, ma tutti indicano che qualcosa non sta funzionando come dovrebbe.

Quali sono i segnali da monitorare?

➔ Riduzione improvvisa della partecipazione, inclusi silenzi durante le discussioni o telecamere spente.
➔ Consegna in ritardo o mancata consegna, soprattutto se rappresenta un cambiamento rispetto al comportamento precedente.
➔ Cambiamenti della comunicazione, ad esempio messaggi vaghi, brevi o connotati emotivamente.
➔ Mancanza di avanzamento nei moduli caricati in piattaforma (LMS), evidenziata da attività sospese o assenza di interazioni.
➔ Ammissioni dirette del sentirsi oberati  o confusi.

Una volta identificati i segnali, è fondamentale agire. Ma ancor meglio, è possibile adottare strategie proattive per prevenire che queste difficoltà emergano

Strategie preventive: azioni del mentore e buone pratiche

➔ Valutazione pre-modulo: svolgere brevi sondaggi o attività di ice breaking per comprendere le esperienze pregresse di apprendimento online dei partecipanti, il loro livello di familiarità digitale e le aspettative.
➔ Definire aspettative chiare: comunicare in modo esplicito cosa s’intende per partecipazione attiva nel contesto online (es. “si richiede di partecipare alle sessioni almeno 2 volte a settimana e sempre con videocamera attiva”).
➔ Favorire la sicurezza psicologica: creare un ambiente in cui i partecipanti si sentano liberi di far domande, commettere errori ed esprimere dubbi senza temere il giudizio.
➔ Utilizzare una varietà di strategie di coinvolgimento: proporre un mix di attività individuali, in piccoli gruppi e in plenaria per rispondere a diverse preferenze di apprendimento e mantenere alto l’interesse.
➔ Raccogliere feedback regolarmente: utilizzare sondaggi veloci, questionari anonimi o domande dirette per monitorare lo stato cognitivo ed emotivo dei partecipanti.

Altre strategie di intervento per i mentori:
Check-in regolari e diversificati:
➔ “Coffee chat” individuali: offrire brevi incontri opzionali di 10–15 minuti per discutere dei progressi, delle difficoltà e del benessere generale dei partecipanti.
➔ Discussioni in piccoli gruppi: facilitare discussioni in gruppi ristretti per stimolare la partecipazione dei partecipanti più riservati e restii al confronto.
➔ Promemoria automatici: utilizzare le funzionalità della piattaforma di apprendimento per inviare promemoria automatici su prossime scadenze o messaggi d’incoraggiamento.

Strumenti di feedback anonimo:
➔ Cassetta delle proposte: creare una cassetta delle proposte online o un sondaggio anonimo per consentire ai discenti di esprimere preoccupazioni in maniera anonima.
➔ Feedback “Plus/Delta”: chiedere periodicamente ai partecipanti cosa sta funzionando (plus) e cosa potrebbe essere migliorato o modificato (delta) all’interno di un corso di formazione a distanza.

Adattamento del ritmo e flessibilità:
➔ Scadenze flessibili (entro limiti ragionevoli): quando possibile, offrire una certa flessibilità nelle consegne, soprattutto per i progetti, per venire incontro a imprevisti.
➔ Suddivisione dei contenuti: spezzare gli argomenti complessi in unità più piccole e gestibili per ridurre il sovraccarico cognitivo.
➔ Offrire opzioni: permettere ai partecipanti di scegliere tra diverse modalità per dimostrare la propria comprensione (elaborato scritto, video o registrazione audio).

Creare un ambiente psicologicamente sicuro:
➔ Promuovere una mentalità di crescita: rafforzare l’idea che le sfide rappresentano opportunità di apprendimento e che gli errori fanno parte del percorso.
➔ Normalizzare la richiesta di aiuto: dichiarare esplicitamente che è normale avere delle difficoltà e incoraggiare a chiedere supporto fin da subito.
➔ Ascolto attivo: quando i discenti esprimono difficoltà, ascoltare con empatia senza giudicare ed avvalorare le loro emozioni.
➔ Condivisione di risorse: fornire attivamente informazioni sui servizi di supporto disponibili (es. tutoraggio accademico, supporto psicologico, assistenza tecnica).